Je me souviens que lorsque je devais organiser ma première campagne événementielle, j’étais dans une agence de petite taille qui se situait en Île-de-France et je disposais d’un budget assez serré.
L’objectif était d’organiser un événement national dans la ville de Paris afin de pouvoir faire rencontrer des acteurs de l’univers de la mode dans le but de créer des synergies et de valoriser l’activité dans la capitale parisienne ! 🙂
Les étapes…123 go !
Avec un faible budget, j’étais obligé de m’organiser au mieux mais également de faire travailler les méninges dans le but de pouvoir proposer un événement qui soit la hauteur de l’enjeu mais avec un budget réduit (en fait super réduit…:p) ).
Pour cela, la rédaction du cahier des charges a été une étape vraiment importante dans le cadre de la mise en place politique de communication événementielle.
Je n’ai donc pas hésité à organiser de nombreuses réunions avec le responsable de communication des différentes entreprises de mode qui était partie prenante tout en maintenant régulièrement en contact avec les attachés de presse.
Ficeler le scénario dans sa version définitive
Une fois qu’il a fallu mettre en place le scénario que nous avons décidé, nous avons dû négocier sélectionner les fournisseurs mais également assurer le suivi logistique et technique de l’événement une fois la salle choisie.
Par ailleurs, les problématiques comme la sécurité de la salle et des convives a été l’un des aspects les plus compliqués étant donné qu’il fallait faire jouer les devis à la baisse entre ces entreprises pouvoir correspondre aux attentes du client.
Le lieu
Au niveau du lieu, le choix est assez délicat étant donné que nous ne disposons encore une fois d’un budget réduit. Toutefois, j’ai réussi à organiser et à scénographié l’événement, entachant de sélectionner et d’organiser des équipes qui avaient pour but de réceptionner les convives et de les guider tout en les informant en cas de besoin.
Pour cela, il a fallu:
- concevoir les outils de communication
- faire des flyers
- des pancartes
- des cartons d’invitation
Au niveau de la restauration, j’ai mis en place rapidement des partenariats avec des entreprises locales, pour pouvoir assurer des déjeuners pour les personnes qui allaient être conviées à l’événement et faire en sorte que la quantité de nourriture soit suffisante pour satisfaire tout le monde.